Wat is assetmanagement? Een korte uitleg

Op deze website wordt veel gesproken over assetmanagement of assetbeheer. VHB is hier specialist en biedt diverse diensten aan. U vraagt zich wellicht af ‘wat is assetmanagement?’ Daarom in deze tekst een korte uitleg.

Assetmanagement is het verstandig beheren van de gebouwen, installaties, voertuigen en machines die een bedrijf of organisatie bezit. Al deze zogenaamde “assets” hebben van tijd tot tijd onderhoud nodig of moeten vervangen worden. En storingen moeten (zo snel mogelijk) worden opgelost. De persoon die hier binnen een organisatie voor verantwoordelijk is, noemen we een assetmanager.

Hoe meer machines, installaties en gebouwen een organisatie bezit, hoe ingewikkelder het is om het overzicht hierover te behouden en deze efficiënt te beheren. Tegelijk is het waar dat schaalgrootte ook voordelen kan hebben. Immers: hoe meer assets, hoe meer winst er te behalen is door goed en verstandig assetmanagement.

Het doel van assetmanagement is om de waarde van de assets te behouden of zelfs te verhogen, terwijl tegelijkertijd de risico’s en kosten worden beperkt. Een assetbeheerder zal dat doel proberen te bereiken door (planmatig) onderhoud in te zetten om ervoor te zorgen dat de assets zo lang mogelijk hun waarde behouden.

Assetmanagement gaat dus veel verder dan alleen het oplossen van storingen. In veel gevallen zullen geplande onderhoudsbeurten ingezet worden om te voorkomen dat assets uitvallen. Ook kunnen controles en audits ingezet worden om de kwaliteit van assets te monitoren en problemen tijdig te ondervangen.

Contractbeheer

Grotere organisaties kunnen vaak goede deals sluiten met onderhoudsbedrijven die het onderhoud uitvoeren. Wilt u profiteren van dergelijke voordelen, dan zult u de lopende contracten en eventuele verlengingen hiervan goed moeten blijven monitoren en tijdig in onderhandeling gaan met deze partijen.

Assetinventarisatie

VHB heeft een softwarepakket ontwikkeld die assetmanagers helpt om hun werk te doen. De basis van deze software is een assetinventarisatielijst van alle assets die onder uw beheer vallen.

Organisaties die hun assetinventarisatie niet op orde hebben, komen vaak voor verrassingen te staan en betalen meer aan onderhoud en storingen dan strikt noodzakelijk is. De software maakt het u makkelijk om een assetinventarisatie te doen. Wilt u deze inventarisatie liever uitbesteden? Vraag dan onze adviseurs om hulp!

Storingen melden en oplossen

In de software kunnen storingen geregistreerd worden en zo nodig automatisch doorgezet worden naar onderhoudspartijen. Monteurs kunnen met behulp van de software gemakkelijk op locatie de juiste asset vinden, het probleem uitlezen en gerelateerde of historische issues bekijken. Zij kunnen in de software hun werkzaamheden afmelden en foto’s bijvoegen.

De software registreert precies hoeveel tijd er zit tussen de melding en het oplossen daarvan. Met deze inzichten kunt u dus sturen op snellere doorlooptijden, indien wenselijk.

Kwaliteitscijfers

Niet elke storing heeft dezelfde urgentie. Immers: niet elke asset is even belangrijk. Er zijn assets die vitaal zijn voor uw bedrijf. Als zij uitvallen ontketenen zij bijvoorbeeld een reeks van andere assets die stilvallen. Het kan ook zijn dat storingen aan deze assets er direct voor zorgen dat er geen inkomsten meer zijn of dat de veiligheid in het geding is. Een simpel voorbeeld is het kassasysteem van een retailorganisatie. Is hier een storing, dan komt er geen cent meer binnen!

Belangrijke assets worden in de software van VHB gewaardeerd met een hoog kwaliteitscijfer: doorgaans het cijfer 4 of 5. Minder belangrijke assets (bijvoorbeeld een kapotte bureaustoel) krijgen een lager cijfer. U kunt de software automatisch laten sturen op deze kwaliteitscijfers. Belangrijke assets krijgen dan voorrang, terwijl minder belangrijke assets dat niet krijgen.

Periodiek onderhoud en controle’s

Om de kwaliteit van assets hoog te houden is periodiek onderhoud vaak noodzakelijk. Een goed onderhouden bedrijfsauto zal langer meegaan dan een slecht onderhouden auto en dat geldt op dezelfde manier voor machines en installaties.

Daarnaast is het van overheidswege vaak verplicht bepaalde assets jaarlijks te laten controleren. Dat geldt bijvoorbeeld voor koelingsinstallaties, drinkwaterinstallaties en bluswaterinstallaties. Ook onderhoud en periodieke controles vallen over het taakgebied van een assetmanager. Onderhoud en controles moeten immers worden gepland en uitgevoerd.

Onze software helpt u om deze zaken efficiënt in te plannen, rekening houdend met factoren zoals het tijdelijk stilzetten van assets om deze te kunnen onderhouden of controleren.

Vervanging

Alle assets hebben een bepaalde levensduur. Na verloop van jaren zullen zij dus vervangen moeten worden. Bijvoorbeeld omdat ze ‘op’ zijn. Maar het kan ook zijn dat de reparatiekosten duurder zijn dan het kopen van een nieuwe asset. In andere gevallen is de asset nog niet letterlijk stuk, maar is het risico op uitval te hoog geworden, kan een bepaald kwaliteitscijfers niet meer gegarandeerd worden of worden de onderhoudskosten te hoog.

Voor veel assets geldt dat vooraf bekend is wat de gemiddelde levensduur zal zijn. Door verstandig assetmanagement kunt u vervangingskosten spreiden en duur onderhoud voorkomen door tijdelijke vervanging in te plannen. Onze software helpt u daarbij, mede op basis van realtime en historische data.

Onderhoudsstrategieën

Hoe u assets managet is niet alleen afhankelijk van het kwaliteitscijfer. Als assetmanager kunt u kiezen tussen diverse prioriteiten. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de kwaliteit altijd doorslaggevend is. Echter: andere assetmanagers hebben de opdracht te besparen op assetmanagement en moeten dus op de kosten letten. Deze assetmanagers zullen geneigd zijn om onderhoud en vervanging tot het minimum te beperken.

In totaal zijn er zo’n acht veelgebruikte onderhoudsstrategieën, waarbinnen weer kleinere keuzes en prioriteiten mogelijk zijn. Goed assetmanagement betekent ook: nadenken over hoe u assets wilt beheren verstandige keuzes maken. Hebt u weinig ervaring, ontbreekt het u aan data of weet u niet hoe u bestaande data gebruiken kan voor een verstandige keus? Onze adviseurs kunnen u hierbij helpen!

Het plannen van assetmanagement

Assetmanagers die grip willen houden op het onderhoud van de assets die onder hun beheer vallen, zullen werken met een zogenaamd Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP). Dit plan bevat een lijst me alle assets die onderhouden moeten worden (assetinventaristatie) en een onderhoudsstrategie.

In deze strategie wordt gekozen hoe de assets onderhouden dienen te worden en met welke frequentie controles en onderhoud dienen plaats te vinden.

Ook wordt beschreven hoe snel storingen moeten worden opgelost en wat de minimaal te behalen kwaliteit van de assets dient te zijn. Assets die deze kwaliteit bereikt hebben, moeten opgeknapt of vervangen worden.

Conclusie

In de bovenstaande tekst hebben wij hopelijk antwoord kunnen geven op de vraag ‘wat is assetmanagement?’. Uiteraard is dit slechts een beknopte uitleg en is er veel meer te zeggen over dit onderwerp. Voor meer informatie kunt u de artikelen op deze website raadplegen of contact met ons opnemen. Wij helpen u graag!